UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

 

Manual Técnico de Elaboração de Formulários

 

FORTALEZA

1999

 

UNIDADE ORGANIZACIONAL RESPONSÁVEL

 

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO

 

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

 

REITOR

ROBERTO CLÁUDIO FROTA BEZERRA

 

VICE-REITOR

RENÉ TEIXEIRA BARREIRA

 

PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO

JOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA

 

PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃO

ELZA MARIA FRANCO BRAGA

 

PRÓ-REITORA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO

MARIA DA SILVA PITOMBEIRA

 

PRÓ-REITOR DE EXTENSÃO

FRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA

 

PRÓ-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTIS

LUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS

 

PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO

FRANCISCO ANTÔNIO GUIMARÃES

 

SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOS

ANTONIO AROLDO LINS SOARES

 

SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FÍSICO E OPERAÇÕES

JOSÉ ADEMAR GONDIM VASCONCELOS

 

 

COORDENAÇÃO GERAL

Jacqueline Maciel Pombo

Coordenadora de Modernização Administrativa - PR/PL

 

Coordenadoria de Modernização Administrativa

 

EQUIPE TÉCNICA

Maxweel Veras Rodrigues

Joana D'arc Cabral Figueirêdo

Pedro Matias Alves Filho

 

BOLSISTAS DE TRABALHO

Maria Elma de Oliveira

Pedro Matias Alves Neto

Carlos Eduardo Rodrigues Ferreira

Gleyson Elmo Leite Albuquerque

 

CAPA

Geraldo Jesuino da Costa

Diretor da Imprensa Universitária

 

APOIO TÉCNICO

Leonora Albuquerque

Ronaldo Pereira de Souza

Pedro Alves de Paula

 

 

SUMÁRIO

 

Seção 1 - Apresentação

 

Seção 2 - ESTRUTURAÇÃO

 

Seção 3 - ANEXO

 

 

Seção 1 – APRESENTAÇÃO

 

A Coordenadoria de Modernização Administrativa - CMA, visando orientar sua Equipe Técnica, elaborou instruções que definem os critérios e as normas técnicas básicas na elaboração dos formulários , de maneira que possam ser utilizados como referências no atendimento às solicitações de formulários das unidades acadêmicas e administrativas que compõem a estrutura organizacional da Universidade Federal do Ceará.

 

 

Seção 2 – Estruturação

2 ESTRUTURAÇÃO

2.1 Conceito

2.2 Objetivos

2.3 Classificação dos Formulários

2.4 Critérios de Padronização dos Formulários

2.5 Estruturação dos Formulários

2.6 Acesso aos Formulários

2.7 Considerações Finais

 

 

2 ESTRUTURAÇÃO

 

2.1 Conceito

Formulário é um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir fluxos de trabalho.

 

2.2 Objetivos

 

Objetivo geral

Estabelecer critérios para elaboração de formulários que serão utilizados na execução de diversas atividades, acadêmicas e administrativas, em todas as unidades que compõem a Universidade Federal do Ceará.

 

Objetivos específicos

1.      estabelecer procedimentos técnicos para elaboração dos formulários;

2.      evitar duplicidade de formulários emitidos com a mesma finalidade;

3.       sistematizar procedimentos institucionais que orientem a utilização dos formulários, através da informatização e acesso destes, via INTERNET;

4.        agilizar o fluxo das informações entre todas as unidades organizacionais;

5.       utilizar um padrão único nos formulários;

6.        criar bancos de dados através das informações originadas dos formulários que circulam na U.F.C.

 

2.3 Classificação dos formulários

Face ao levantamento da funcionalidade das áreas acadêmica e administrativa da U.F.C. ocorrido durante a execução do seu Projeto de Manualização, viabilizou-se a identificação de todos os formulários utilizados na execução dos procedimentos e rotinas administrativas da instituição.

Dessa maneira direcionaram-se esforços na busca da redução do número de formulários, racionalização de informações e definição de critérios de padronização.

Nesse contexto, optou-se pela adoção geral de formulários tipo plano (uma só via), não se inviabilizando, entretanto, a possibilidade de, em atendimento a circunstâncias específicas, adotar-se o processamento de mais de uma via.

 

2.4 Critérios de padronização dos formulários (Ver Anexo 1).

 

1.      Tamanho de papel - A4 ( 210x297mm) de 75g/m²

2.      Cor do papel - branco

3.      Dimensões das margens da página

esquerda 2,00cm           inferior 2,00cm

direita 1,50cm                superior 2,00cm

4.      Fonte padrão - ARIAL

5.      Dimensões da caixa do brasão - 3,50cm x2,00cm e 4,50cm x 2,00cm

 



6.      Dimensões da caixa de título - 14,00cm x 2,00cm

 



7.      Dimensões da caixa de identificação - 3,50cm x 2,00cm (paisagem) ou 3,00cm x 2,00cm (retrato)

 



8.      Espessura do contorno da caixa de título - 0,04mm

 



9.      Espessura da linha de contorno do corpo do formulário - fio - 0,02mm

 



10. Dimensões do brasão da UFC - 1,50cm (altura) x 1,30cm (largura)

 



11. Tamanho da fonte: título - 18 negrito

 

CADASTRO

 

logomarca UFC/unidade responsável - 14 negrito

 

UFC/SRH

 

subtítulo - 11 negrito

 

Dados da criança (0 a 7 anos)

 

campo subtítulo - 10 normal

 

Lotação

 

data, assinatura e código de identificação - 09 normal

 

data ___/___/____ ________________ CMA/SRH-030

 

observações/lembretes - 12 itálico negrito

 

Anexar cópia da Certidão de Nascimento, quando filho, ou Certidão de Nascimento e Provisão de Guarda, quando tutelado.

 

2.5 Estruturação dos formulários

Todo formulário é composto de cabeçalho e corpo. No trabalho de estruturação destes, consideramos dois tipos:

1.      os que usamos o cabeçalho com uma caixa de título padrão e corpo composto por subtítulo e campo subtítulo, identificado e organizado conforme o fluxo das informações que se deseja obter e/ou prestar. Neste tipo, o cabeçalho é composto por três caixas:

a.      na primeira caixa com dimensões de 3,50cm de largura x 2,00cm de altura, ou 4,50cm de largura x 2,00cm de altura, é inserido, à esquerda, o brasão da universidade no tamanho 1,50cm de altura x 1,30cm de largura e à direita, a logomarca UFC e abaixo a sigla da unidade responsável pela emissão deste, ambas em fonte arial tamanho 14 negrito;

 

 

 

 

b.      na segunda caixa com dimensões de 2,00cm de altura x 14,00cm de largura, onde é escrito o nome do formulário, em fonte arial tamanho 18, negrito, na posição centralizada. A espessura do contorno destas caixas é de 0,04mm;

 

 

 

 

c.      na terceira caixa com dimensões de 3,50cm x 2,00cm (paisagem) ou 3,00cm x 2,00cm (retrato); onde é inscrito o No da folha, No de processo, Código No, ambas em fonte arial tamanho11 negrito, na posição à esquerda.

 

 

 

 

d.      os subtítulos são identificados usando-se fonte arial tamanho 11, negrito.

 

Dados da criança (0 à 7 anos)

 

e.      no campo subtítulo, em geral, usamos caixas com 1,00cm de altura e largura definida conforme o tipo de informação que se presta.

 

 

 

 


A espessura do contorno das caixas que compõem o corpo do formulário é do tipo FIO. A fonte usada na digitação da identificação dos campos e das informações é arial tamanho 10 normal.

 

 

 

 


2.   aqueles onde o cabeçalho é composto pelo brasão da UFC centralizado em tamanho de 1,50cm de altura x 1,30cm de largura, distante 5cm da margem superior do papel, com identificação escrita e em fonte tamanho 14 negrito, do nome Universidade Federal do Ceará abaixo do brasão e centralizado seguindo-se, da mesma forma, a identificação nominal da unidade responsável pelo formulário, em tamanho 14 negrito, cujo corpo é composto por texto escrito específico.

 

 

Nos dois modelos de formulários, na data e identificação do responsável pela informação, usamos a fonte arial tamanho 9 normal.

 

Data ____/____/_____        CMA/SRH-111

 

Para observações e lembretes, utilizamos a fonte arial tamanho 12, itálico/negrito.

 

Anexar cópia da Certidão de Nascimento, quando filho, ou Certidão de Nascimento e Provisão de Guarda, quando tutelado.

 

Na codificação dos formulários utilizamos a sigla da Coordenadoria de Modernização Administrativa - CMA, responsável pela criação ou redefinição do novo modelo do formulário, sigla da unidade responsável pela sua emissão, numeração arábica crescente de 3 dígitos e localizado no canto inferior direito e/ou esquerdo, com fonte tamanho 9 normal.

 

(CMA/PR/PPG-200).

 

2.6 Acesso aos formulários

Cerca de 97% dos formulários da UFC estão disponibilizados na Home Page da Coordenadoria de Modernização Administrativa - CMA podendo ser acessados através do endereço http://sw.npd.ufc.br/cma/ . Os 3% restantes são fornecidos pela Imprensa Universitária, dada a especificidade da gramatura do papel e da quantificação exigidas.

Os formulários, em sua maioria, possuem campos para preenchimento eletrônico e estão interligados a um banco de dados próprio que permite consultas rápidas e eficientes de acordo com a necessidade do usuário. Estas consultas podem ser realizadas a partir do campo-chave de cada formulário, que se apresenta na cor azul, somente para efeito de visualização. Os dados para preenchimento são fornecidos pelo usuário , via teclado, com a utilização do programa Formax Filler.1

Alguns formulários possuem preenchimento manual devido a natureza das informações exigidas, apresentando determinados campos na cor cinza, somente para efeitos de visualização e de identificação do tipo de preenchimento.

Todos os formulários foram elaborados em dois programas a saber:

a.      no Formax Designer - os formulários que se encontram disponibilizados na Home Page da Coordenadoria de Modernização Administrativa (http://sw.npd.ufc.br/cma/).

b.      no Page Maker - os formulários utilizados na ilustração dos Manuais de Normas e Procedimentos das áreas administrativa e acadêmica.

 

1 Programa utilizado para visualização, preenchimento e impressão dos  formulários.

 

2.7 Considerações finais

Todos os modelos de formulários, atualmente em utilização na Universidade Federal do Ceará, foram submetidos à apreciação dos usuários das unidades acadêmicas e administrativas, tendo sido aprovados pelos responsáveis pela sua operacionalização, após criteriosa avaliação.

Todavia, as unidades poderão, a qualquer época, solicitar à Coordenadoria de Modernização Administrativa criação, alteração ou supressão, devendo, para alteração ou elaboração de novo formulário, enviar todas as informações necessárias à realização do trabalho. Através das informações transmitidas, a CMA deverá elaborar a minuta da solicitação proposta, submetendo-o à apreciação do usuário. Somente após a devida aprovação, o formulário deverá ser processado obedecendo, rigorosamente, aos critérios estabelecidos neste manual, para ,a seguir, ser disponibilizado para o download2 .

 

2 Transferência dos formulários da Home Page da CMA para o micro dos usuários, para que estes possam utilizá-los no Formax Filler.

 

 

Seção 3 – Anexo

 

A.1 Exemplo de Formulário

 

 

Nota:   Os formulários apresentados foram definidos segundo a orientação de critérios técnicos da ABNT e M EC, adequando-se às formas de preenchimento eletrônico ou manual determinadas pela natureza de cada um, encontrando-se disponibilizados para download do arquivo no site da Coordenadoria de Modernização Administrativa/PR/PL (http://sw.npd.ufc.br/cma)