UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

 

Manual Técnico de Elaboração de Manuais Administrativos

 

FORTALEZA

1999

 

UNIDADE ORGANIZACIONAL RESPONSÁVEL

 

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO

 

 

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

 

REITOR

ROBERTO CLÁUDIO FROTA BEZERRA

 

VICE-REITOR

RENÉ TEIXEIRA BARREIRA

 

PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO

JOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA

 

PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃO

ELZA MARIA FRANCO BRAGA

 

PRÓ-REITORA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO

MARIA DA SILVA PITOMBEIRA

 

PRÓ-REITOR DE EXTENSÃO

FRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA

 

PRÓ-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTIS

LUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS

 

PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO

FRANCISCO ANTÔNIO GUIMARÃES

 

SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOS

ANTONIO AROLDO LINS SOARES

 

SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FÍSICO E OPERAÇÕES

JOSÉ ADEMAR GONDIM VASCONCELOS

 

 

COORDENAÇÃO GERAL

Jacqueline Maciel Pombo

Coordenadora de Modernização Administrativa - PR/PL

 

Coordenadoria de Modernização Administrativa

 

EQUIPE TÉCNICA

Maxweel Veras Rodrigues

Joana D'arc Cabral Figueirêdo

Pedro Matias Alves Filho

 

BOLSISTAS DE TRABALHO

Maria Elma de Oliveira

Pedro Matias Alves Neto

Carlos Eduardo Rodrigues Ferreira

Gleyson Elmo Leite Albuquerque

 

CAPA

Geraldo Jesuino da Costa

Diretor da Imprensa Universitária

 

APOIO TÉCNICO

Leonora Albuquerque

Ronaldo Pereira de Souza

Pedro Alves de Paula

 

 

SUMÁRIO

 

Seção 1 - Apresentação

 

Seção 2 - Estruturação

 

Seção 3 - Metodologia

 

 

Seção 1 – APRESENTAÇÃO

 

A Coordenadoria de Modernização Administrativa - CMA, visando orientar sua Equipe Técnica, elaborou instruções que definem os critérios e as normas técnicas básicas na elaboração de manuais administrativos, de maneira que possam ser utilizados como referências no processo de padronização da manualização das unidades organizacionais que compõem a estrutura organizacional da Universidade Federal do Ceará.

 

 

Seção 2 - Estruturação

 

2 ESTRUTURAÇÃO

2.1 Conceito de Manual Administrativo

2.2 Objetivos do Manual

2.3 Estrutura

2.3.1 Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos

2.4 Aspectos Técnicos

2.4.1 Critérios Gerais de Apresentação

2.4.1.1 Capa

2.4.1.2 Folha de Rosto

2.4.1.3 Unidades Organizacionais Responsáveis

2.4.1.4 Instruções para Uso

2.4.1.5 Apresentação

2.4.1.6 Sumário

2.4.1.7 Seção 1 - Introdução

2.4.1.8 Seção 2 - Estrutura e Atribuições

2.4.1.9 Seção 3 - Normas

2.4.1.10 Seção 4 - Procedimentos

2.4.1.11 Seção 5 -   Orientações Gerais sobre Procedimentos
Específicos de Servidores

2.4.1.12 Seção 6 - Anexos

2.4.1.13 Numeração de Itens

2.4.1.14 Padrão de Digitação do Word

 

 

2 ESTRUTURAÇÃO

 

2.1 Conceito de Manual Administrativo

Manual Administrativo é um instrumento que se destina a regulamentar uma instituição, um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores ou na condição de clientes ou usuários.

 

2.2 Objetivos do Manual

Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento gerencial facilitando a compreensão da estrutura e funcionamento dos sistemas e subsistemas, orientando a execução do processo administrativo.

Orientar a execução de atribuições, divulgar normas de trabalho, estabelecer ordenação uniforme e sistematizada na realização dos procedimentos e rotinas.

 

2.3 Estrutura

 

2.3.1 Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos Administrativos

a)      Instruções para o uso

b)      Apresentação

c)       Seção 1 - Introdução

d)      Seção 2 - Estrutura e Atribuições

e)      Seção 3 - Normas

f)         Seção 4 - Procedimentos

g)      Seção 5 - Orientações Gerais sobre Procedimentos Específicos de Servidores

h)       Seção 6 - Anexos

 

2.4 Aspectos Técnicos

O manual possui uma linguagem objetiva, clara e acessível, facilmente compreendida pelo usuário.

Apresenta a estrutura da unidade organizacional, suas atribuições, descreve os procedimentos e estabelece os formulários a serem utilizados na consecução das rotinas detalhadas.

O manual está sendo apresentado com grampo trilho de 80mm e metodologia americana (seção-página) oferecendo facilidade na revisão e atualização sem prejuízo da continuidade de sua utilização.

Alguns Manuais Administrativos, além das características acima citadas, podem apresentar em seu conteúdo, as definições, requisitos básicos, documentação e fundamentação legal referente a cada procedimento.

 

2.4.1 Critérios Gerais de Apresentação

 

2.4.1.1 Capa

Possui cores fortes e modernas obtidas a partir de nuances resultantes da combinação das cores básicas: cian, preto, amarelo e magenta.

Em sua composição apresenta:

a)      logotipo e sigla da instituição Universidade Federal do Ceará/UFC;

b)      identificação "Edições Como Fazer", exclusiva de todas as publicações relativas ao trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Modernização Administrativa da PR/PL;

c)       título do trabalho;

d)      nome da unidade acadêmica ou administrativa contemplada com o trabalho descrito no manual.

 

2.4.1.2 Folha de Rosto

Contém informações no anverso e verso. O anverso estrutura-se conforme a sequência abaixo descrita:

a)      nome da instituição: Universidade Federal do Ceará;

b)      título do trabalho;

c)       cidade, mês e ano em que foi concluído o trabalho.

No verso da folha de rosto, constam funções e nomes dos representantes da Administração Superior e suas respectivas funções.

 

2.4.1.3 Unidades Organizacionais Responsáveis

Nesta folha são mencionadas as unidades diretamente envolvidas no trabalho, seus respectivos participantes e funções.

 

2.4.1.4 Instruções para Uso

Oferece esclarecimentos adicionais quanto ao manuseio do manual, bem como, aos procedimentos corretos em caso de existência de sugestões e aperfeiçoamentos por parte do usuário.

 

2.4.1.5 Apresentação

Informa aos usuários sobre o objetivo do trabalho, a natureza das informações fornecidas e os critérios que orientam o modelo de funcionamento proposto.

 

2.4.1.6 Sumário

Orienta o usuário quanto a localização dos assuntos, seções e respectivos números de página.

No início de cada seção consta um sumário com os assuntos numerados em itens e subitens.

 

2.4.1.7 Seção 1 - Introdução

Apresenta ao usuário o objetivo geral do manual, a metodologia utilizada em sua elaboração, a natureza e finalidade das informações fornecidas e o conteúdo de cada uma das seções apresentadas.

 

2.4.1.8 Seção 2 - Estrutura e Atribuições

Descreve a estrutura e o elenco de atribuições executadas pelas unidades organizacionais que compõem o sistema trabalhado.

 

2.4.1.9 Seção 3 - Normas

Nesta seção estão alinhadas as orientações e preceitos para a manutenção de um ambiente de trabalho de natureza essencialmente profissional, ético e propício ao desempenho adequado das atividades organizacionais.

 

2.4.1.10 Seção 4 - Procedimentos

Orienta sobre a forma correta e a melhor seqüência das etapas do trabalho, facilitando o gerenciamento, a comunicação interna e possibilitando aos novos servidores maior facilidade para compreensão das rotinas de trabalho.

 

2.4.1.11  Seção 5 - Orientações Gerais sobre Procedimentos  Específicos de Servidores

Fazem parte do conteúdo desta seção orientações relativas a assuntos considerados de ampla utilização por parte de todos os servidores da instituição e, portanto, merecedoras de esclarecimentos específicos e pormenorizados.

 

2.4.1.12 Seção 6 - Anexos

Composta pela apresentação dos formulários mencionados na descrição das atribuições e procedimentos, tem por objetivo acrescentar informações complementares referentes ao conteúdo do trabalho.

Os formulários que possuem mais de uma folha são apresentados somente na sua página inicial em caráter ilustrativo.

 

2.4.1.13 Numeração de itens

Optou-se pela numeração em vários níveis para os títulos de itens e de subitens com o intuito de facilitar a ordenação do pensamento do usuário e a maior assimilação do conteúdo. Nas demais divisões de subítens foi utilizada a numeração alfabética para que não ocorresse um detalhamento excessivo dos itens, de forma a evitar uma numeração extensa.

Ex.:2 Estrutura e Atribuições

2.2 Atribuições

2.2.2 Pró-Reitoria

2.2.2.1 Divisão de Apoio Administrativo

a)      Numeração Alfabética de Subítens

 

 

2.4.1.14 Padrão de Digitação no Word

a)      Tamanho do papel

 

 

b)      Margens

 

 

c)       Layout

 

 

Dentre os recursos oferecidos pelo Word, também foi utilizado o da criação de estilos, conforme ilustrações abaixo:

a)      Normal

 

 

b)      Nota

 

 

 

 

Seção 3 – Metodologia

 

3 Metodologia

 

A metodologia utilizada pela equipe técnica estrutura-se conforme a seqüência descrita abaixo:

a)      Manter contato com a unidade administrativa interessada na realização do trabalho com a finalidade de definir objetivos, número de participantes e cronograma de reuniões;

b)      Providenciar local adequado para os encontros;

c)       Emitir ofício comunicando data, local e hora para as reuniões;

d)      Analisar a estrutura organizacional formal da unidade antes da reunião inicial;

e)      Preparar material que proporcione condições de levantamento de dados para:

Ø       Conhecer o funcionamento dos subsistemas e formulários utilizados na operacionalização dos procedimentos;

Ø       Definir as atribuições, procedimentos e rotinas a serem alocadas entre as subunidades existentes, levando em consideração a natureza técnica de cada uma.

f)         Tabular dados registrados no levantamento;

g)      Estruturar dados conforme modelo-padrão de manual administrativo;

h)       Elaborar minuta do manual no Word com base nos dados coletados;

i)         Identificar os formulários utilizados na execução dos procedimentos;

j)         Avaliar necessidade de utilização e freqüência de uso dos formulários;

k)       Analisar definição de lay-out do formulário de acordo com sua funcionalidade, juntamente com o usuário;

l)         Padronizar os formulários conforme critérios técnicos definidos pela Coordenadoria de Modernização Administrativa;

m)    Elaborar minuta do manual no Programa Page Maker;

n)       Apresentar minuta do manual à unidade administrativa para avaliação, sugestões e alterações de seu texto;

o)      Efetuar, se for o caso, as alterações propostas;

p)      Encaminhar minuta do Manual à Imprensa Universitária para impressão, definindo a quantidade juntamente com o usuário;

q)   Fazer a entrega do manual à unidade administrativa prestando esclarecimentos sobre a forma de utilização e manutenção do mesmo pelo usuário, e sobre os procedimentos adequados junto à CMA para realização de propostas de alteração dos procedimentos administrativos e respectivos formulários.